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内定を出しても、なかなか承諾してもらえない......初めての採用活動に挑戦する担当者が内定承諾率について悩む、というケースが散見されます。一方で、他社と比較して年収などの条件が見劣りしていても、高い確率でオファーを受諾してもらえる採用活動に長けた企業も存在します。その差はどこから来るのでしょう。要因はいくつか挙げられますが、ポイントのひとつに「オファー面談」の上手さがあります。
効果的なオファー面談のプロセスや、内定受諾率を上げるための「オファーレター」の作り方......これらは、企業知名度の乏しいシード期であっても有効です。そこで今回、コア人材を招き入れ、組織を強くするメンバー採用にも重要な観点を、ベンチャー特化型の採用コンサル企業であるポテンシャライトの山根一城代表に伺いました。
山根さんは「わずか3時間の準備をするだけで劇的に改善できることもある」と話します。ALL STAR SAAS FUNDで投資先企業のハイクラス人材採用支援やキャリア構築コミュニティを運営している、シニアタレントパートナーの楠田司がそのポイントを深堀りします。
※本記事の最後に、明日から使えるオファーブックのサンプルを用意させていただきました。まずは最後まで記事をお楽しみください。
オファー面談は注ぎ込んだ時間の分だけ成功率が上がる
楠田：いま、採用担当者がオファー面談に着目すべき理由は、どういった点が挙げられるのでしょうか？
山根：オファー面談の重要度は高いけれども、ノウハウの流通量が日本ではまだ少ないところがひとつです。僕や楠田さんが向き合うスタートアップのお客様は、特にシード期からシリーズAの企業では人事担当者がいらっしゃらないことも多いですよね。
楠田：確かに担当者がいれば、オファー面談も丁寧になされるイメージはあります。
山根：他にも、CxOやVPクラスの方や採用経験者が、持っている成功体験から「おそらく採用できるだろう」と見通しを立てた結果、オファー面談を実施しなかったり、電話やメールだけで済ませたり、回答期限を区切らなかったりするようなケースもよく見ます。
楠田：みなさんが情報を得ようとしているところでは、カジュアル面談の方法、効率的な母集団形成、採用広報といったものが多いですよね。それらのノウハウはウェブ上でも共有されているのを見ますが、おっしゃるようにオファー面談はあまり語られていない印象です。
山根：そうですね。おそらく、カジュアル面談や母集団形成あたりは、日々行なう「足もと」の業務なので、共感を生みやすいですし、それぞれで経験を得やすいのでノウハウとしてもシェアしやすいのだと思います。一方、オファー面談はそうはなっていないわけです。
中には、オファー面談を「すごろく」みたいに捉えている人も結構多いんじゃないでしょうか。「ここで4以上出ればゴール」と願いつつも、結局、期待した数字が出ないように、「伸るか反るか」で内定承諾を祈るような……そういった雰囲気があるので、実は大切なこのプロセスを思考しきれていないのかもしれません。
オファー面談は注ぎ込んだ時間の分だけ成功率が上がると僕は思っています。フェーズの早いスタートアップであれば、月に2名ほどの採用に収まることもあり、オファー面談までたどりつく絶対数がそもそも少ないはず。私たちポテンシャライトの調べでは、オファーを出すために必要なカジュアル面談数は約16件だと見ています。2人採用するなら、32回のカジュアル面談数が見込まれるわけです。
例えば自社の選考を「カジュアル面談1回、面接2回」と仮定すると、カジュアル面談から1次面接への移行率は、概ね40％程度だと捉えます。32回のケースだと約13件が通過。そして、1次面接の通過率を仮に30％とおくと、「13件×30％」として4件。2次面接を最終面接として、4件から内定が2件を出して、内定承諾率を50％にすれば、1件の内定が得られる。
このように逆算して考えると、32件のカジュアル面談をつくることが、かなり大変と感じるでしょう。それなのに、オファー段階の対応を間違えればこれまで選考にかけてきた時間と努力は、水の泡なのです。
オファー面談の準備に3時間かけるのと、スカウトの送信に3時間かけるのでいったら、間違いなく前者に時間を割くほうが、10倍もの価値があるのではないか、と考えます。それだけで2ヶ月にわたる採用活動が、すべて無駄になるようなインパクトがあるのですから。
楠田：私もオファー面談に時間をかける企業が少ない印象を持っています。つまり、そこを工夫して差別化するだけでも、内定承諾率はもちろん、面談の差別化にもつながってきますね。
山根：おっしゃるとおりかと思います。優秀な方であれば、多くて5社ほどから内定をいただいていることもあります。他社とのバッティング時にこそ、オファー面談を適切なタイミングで実施し、適切な話を伝え、適切な金額を提示して、適切な回答期限を設定するだけでも、体感値で2倍は成功率が高まるのです。オファー面談の是非に関しては「間違いなく実施すべき」だといえますし、戦略的に準備をして臨むだけの必然性があると考えます。
楠田：山根さんのお話を聞いていて強く感じたのは、自分たちが採用したい人は他社も当然欲しがるでしょうから、むしろ「内定を出してからがスタート」なのだと。そこで、いかに他社と差別化できるか、自社の魅力を伝えていけるかが、とても大事ですね。
オファー面談は準備がすべて
楠田：では、そんなブラックボックス化しやすいオファー面談について、まずは全体像からお話を伺わせてください。
山根：オファー面談で大事なのは、やはり準備です。「準備で8割が決まる」……とまではいわないまでも（笑）。準備で考えるべきは3つのステップです。オファー面談前に何をすべきなのか。オファー面談で何を話し、何を伝えるのか。オファー面談後に何をすべきか。
楠田：最初の「オファー面談前」は、具体的にどういったことを準備するステップでしょうか？
山根：まずは調査です。SaaS企業でたとえれば、UXリサーチのようなもの。求職者がどういった状況なのかを情報収集したほうがいいと思っています。
具体的には大きく3点。まずは「採用競合」で、面談が並行して進んでいらっしゃる企業を知ること。次に「進行具合」で、他社の採用選考のフェーズを知ること。そして、「求職者の決め手」として、いわゆる転職軸の理解も含め、転職先を決断する際の要素を知ること。
楠田：それら3点は積極的に情報を得ていくべきだと。ここから実際に「オファー面談中」の設計になっていくのでしょうか？
山根：そうですね。オファー面談中の内容はもちろん設計しておくべきです。ポイントは「誰が、どのように、いつ伝えるのか」を精査すること。オファー面談は「誰が」担当するのか、決まりは一切ないです。
転職軸が細かい方であればキャリア相談にも乗れるような人事に長けた人が望ましいですし、企業のミッションやビジョンへの共感を重視される方なら、CEOなどの代表者に登場してもらい、改めて自社がどうなっていくのかといった未来を語ってもらうなど。
ここで難しいのは「どのように」です。方法にしても、電話、オンラインツール、対面だけでなく、オファー面談と称して個室での会食を設定し、そこで伝えるという手もあります。
そして、「いつ伝えるのか」に関しては、採用競合の選考フェーズによって戦略的に決めていくしかありません。
楠田：僕らの支援先の企業の採用活動を見ていても、どうも採用競合のお話を引き出すのに苦労しているようです。遠慮して聞けない方もいますよね。
山根：確かに多いですし、億劫に感じることもあります。でも、誠実に、正直に回答してくださる求職者の方が多いと思います。採用市場に晒されることで、ある種の慣れもあるのだと思います。失礼に当たることではありませんから、足踏みせずに聞いていきましょう。
楠田：全く同感です。競合を理解して、そこに戦略を練りたいのではなく、あくまで求職者が「どういう企業に魅力を感じているのか」「どういう転職軸を持っているのか」を踏まえたうえで、採用する側として伝えきれてない情報を話すために欲しい。その背景を丁寧に伝えれば、すんなりとみなさん教えてくださいますよね。
オファー面談は選考の場ではない
楠田：では、いよいよオファー面談の内容について、ポイントを教えてください。
山根：求職者の側からオファー面談を考えてみると、「何に期待するか」は異なります。たとえば、「年収などの諸条件」や「年収の上がり方」は求職者が気になるところですし、必然的にそういった内容を話す場として認識しているケースもあるかと思うので、まず押さえておかなければなりません。
いくつかの注意点があり、まずはオファー面談は選考ではないこと。この前提は企業の採用ポリシー次第にはなってきますが、最終的に両者が合意するのかを「確認する場」であることを先に話しておくと、求職者からすれば肩の荷が下りると共に、フランクな雰囲気を作れるのではないかと思います。
楠田：心理的安全性の保たれた場であるようにしたいですよね。
山根：次に、他社の志望順位といった情報を確認してアップデートすること。日取り次第で、最後に情報収集したときから、オファー面談日までに状況が変わっているかもしれません。ただ、はじまって早々に「志望順位って変わりました？」なんて聞くのも考えもの。具体的には、オファー面談の事前に「最新の情報を教えてください」とメールを送っておき、回答してもらっておくといいでしょう。選考の進捗、転職軸の変化、採用の決め手に対する変化は、候補者としても答えやすい事柄です。
それから、情報のアップデートとも重複しますが、最終面接からオファー面談までは日にちがある程度空くことが多いはずなので、その期間中に内心にあった変化なども当日は伺えるといいですね。仮に、オファー面談まで15日間あれば、候補者も3件ほどの他社面接を経て、素晴らしい面接官と会っているかもしれません。諸条件や転職軸に変化が起きていても不思議ではないのです。
最後に、重要なのは、オファーに対する回答期限を設けること。どれくらいの期限を設定するのかは、これはこれでまた議論が必要なテーマだとは思うのですが。
転職軸を最新にアップデートすることが大切
楠田：ありがとうございます。ポイント1つ目の「適切な場づくり」については、オファー面談の「よくある勘違い」だと僕も思います。「条件を提示され、口説かれる場」だと思われがちですが、決してそうではありませんね。採用だけがゴールではなく、その後に長くモチベーション高く働いてもらうこと、キャリア形成を実現してもらうことがゴールだと思いますから。それをすり合わせる場だと伝えておくのは、とても大事だと感じます。
2つ目の「最新のアップデートを聞く」も大切ですね。オファー面談に進んでいる時点で、どの企業も同じぐらい志望度が高いケースがほとんどなので、他社と接点を持ったら、それだけで良い意味でも気持ちは変わりやすいはずですから。
山根：そうですね。大事だと思います。特にご注意いただきたいのが、オファー面談前に収集した情報は、テキストなどで取りまとめてオファー面談担当官に伝えられると思うのですが、その情報を自己解釈して決めつけないことです。たとえば、「あなたは、こういう転職軸があるようだから、我が社が合っている」なんて話されたら、どうでしょう？気持ち良くないですよね？
補足的に、日程について、スタートアップでは土曜日や日曜日に面接することも少なくありません。他社の選考において、金曜日の朝にカジュアル面談、土日で最終面接まで進み、月曜日には内定が出ているといったスピード感も十分にあり得ます。素敵な候補者の方なら、なおさらでしょう。だからこそ、情報のアップデートは常に欠かせないんですね。
振る舞い、強引プッシュ、ネガキャン…オファー面談で陥りやすい失敗
楠田：テーマを少し変えて、「オファー面談で陥りやすい失敗」も伺ってみたいです。
山根：陥りやすい失敗としては、オファー面談を担当する方の振る舞いが悪く、また準備不足ゆえに糠に釘を打つような時間になってしまうこと。突然、面談にアサインされてしまうと残念な機会になりがちです。やはり求職者に対して、適切な担当者をアサインすることに尽きます。
楠田：面接官の振る舞いとしての失敗を、具体的に挙げるならば？
山根：たとえば、競合を下げてしまうことですかね。採用競合が第1志望で、自社が第2志望だった場合、どうしても第1位の会社を低く見せようとするトークをしてしまったり。「あの会社は良い噂を聞かないよ」とか、「最近は人が辞めていっている」とか、つい話してしまいがち。それが事実であるか否かはさておき、「他社のネガティブキャンペーンをしていた」という印象だけを残してしまう方は案外多いのです。
それから、採用したいという思いが前に出て、やや強引に攻めすぎてしまう方。「今、承諾できない？何があったら承諾できる？」みたいな強すぎるプッシュが目立つんですね。
「しゃべりがうまい人」も実は気をつけなくてはなりません。求職者が求めていない内容ばかり話してしまったり、相手とのキャッチボールがなかったり、インサイトを突けていなかったりしても、オファー面談としては失敗でしょう。単純にたくさんしゃべる人ではなくて、ちゃんと求職者の様子を見て、サインをキャッチしながら話せる人を選びたいですね。
あとは、言葉遣いや態度といった基本的なことも忘れずに。僕も人材業界に身を置いているので気にしていますが、顧客を「お客さま」や「パートナー」と呼ぶのか、あるいは「パートナーさま」と敬称までつけるのか。そういった点にも会社のカルチャーが反映されているように感じられるものです。
楠田：求職者さんのことを「リード」みたいに呼んでしまったり、まるで商品を扱うような感じのトークをこぼしてしまったり、社内で話している様子が面接の中で漏れてしまう瞬間って、絶対に気づきますからね。普段から社内外で求職者に対する言葉使いや、選考フローに対する態度は、気をつけたほうがいいポイントですよね。
「つい競合他社の悪口を言ってしまう問題」に関して、僕がよくお伝えするのは、競合企業を「良い」と思っているポイントの認識が合っているのかを確認すること。それを踏まえたうえで自社の「良いポイントはここなんですよ」と重ねていくんです。これならば不快感や変なイメージは湧きにくいはずです。
オファーブックとは何か。なぜ内定承諾に効くのか
楠田：ここまでオファー面談中のことまで触れてきましたが、オファー面談後にするべきことはありますか？
山根：「オファーブックの作成と送付」を勧めたいです。従来のオファーレター（採用通知書、労働条件通知書）では伝えきれない内容を言語化して、メッセージとして提示するものです。オファーブックは、諸条件ではなく、情緒的な表現を含めて書くのです。
なぜ、当社はあなたに内定を出したのか。どういった仕事ぶりを期待しているのか。担当者からのメッセージ……そういったことが書いてあるのがオファーブックです。
楠田：諸条件ではなくて、どういった評価をしたのか、具体的にどういうミッションを期待してるのかが、まとまったものですね。なぜ、オファーブックを作るべきなのでしょう？
山根：総論としては、オファーレターとオファー面談で、採用側が伝えたい内容のすべてが正確に伝わることは、ほぼないであろうことが挙げられます。オファー面談は求職者との対話ですから、採用側が伝えたい内容と、求職者からの質問にはズレが生じることも珍しくありません。そこで、オファーブックにきちんと採用側のメッセージも入れることで、入社してからの共通言語や共通認識を持ってもらい、入社前後のギャップも起きにくくなります。もちろん、内定承諾を得やすくなるというのも目的のひとつです。
あとは各論にはなりますが、選考時の評価のフィードバックをすることが大切。選考で評価されたポイントを気にするのは、多くの求職者で共通です。
楠田：確かに面接の中では、いろんな魅力やポイントを伝えていても、それをちゃんと言語化して、テキストで伝えるところまでやりきっている企業は、非常に少ないですね。全体の10％ほどの印象でしょうか。オファーブックを作るだけでも差別化できそうです。
山根：求職者の手元に残るものですから、安心感にもつながります。オファー面談を受けている最中に、求職者が熱心にメモを取りながら聞く、というシーンもそうそうないはず。内定を提示されたあとは簡素なオファーレターだけが残るケースが多い中で、口頭で言われた内容がテキストや図を交えて残っていると安心です。
楠田：オファーブックを共有するときに気をつけるべきポイントはありますか？
山根：渡すタイミングを相手によって変えることですね。たとえば、オファー面談の前に渡すとなると、求職者はオファー面談でオファーブックに対する質問できるだけでなく、その場で採用側も内容の説明ができるメリットがあります。
僕のイメージとしては、求職者の志望度が高い状態で、オファー面談で内定承諾をいただけそうだと踏めれば、先にオファーブックを送って、それをもとに面談するのもオススメです。
楠田：オファーブックの構成で大事なポイント、含めるべき内容は？
山根：決まった型があるものではありませんが、3つのポイントを紹介しましょう。
1つ目が、採用企業が求職者に感じたことを書く。面接を通して魅力を感じたスキルや人柄といった「評価点」を踏まえるのは重要です。それらは選考中のメールで3行くらい書いてあるケースもありますが、もっと長文かつ具体的に書かれることはないでしょうから。
2つ目が、求職者にどんなことを期待しているのかを示す。内定後にジョインしてから任せたい役割など、求人票に書いてある内容をさらに膨らませて、具体的にするのです。組織が大きい企業であれば、組織図を明示して、ポジションをわかりやすくすると求職者のイメージもつきやすくなります。会社の現状の課題を明かしたうえで、その解決を期待している、というような伝え方も一案ですね。
3つ目が、採用側が実現したい未来、ミッション、ビジョンと、求職者側のキャリアビジョンが、いかに一致しているのかを見せる。これを企業側から提示することで、とても喜ばれるケースが多いと思います。オファーブックの最後あたりに記載すると、良い未来の話で締めくくれますよ。
求職者がオファー面談で聞いたうち、記憶に残る内容は本当に10％から20％くらいではないかと感じます。「なんとなく理解できた」というように。それをオファーブックで残すことによって見返せますし、時には配偶者や家族に見せながら話すシーンもあり得ます。
楠田：なるほど。家族にも自社の魅力を感じてもらいやすくなると。家族からの応援は大事ですものね。
山根：仕事は人生の何割を占めるものといいますが、家族との時間はもっと長いものですから。
オファーブックは先行者メリットのある必殺技
楠田：最後に、これからオファー面談を磨き込みたいという方々へ、一言いただけますか。
山根：詰まるところ、やはり今日の話で最も重要なのは準備です。求職者が何を知りたいのか、現在はどんな状況なのか、転職軸に変化はないのか、といったあたりをちゃんと認識するところがすべて。それがズレてしまったら、本当に糠に釘を打つような時間になってしまいがちです。
逆に、そこさえまず取り組めれば、オファー面談やオファーブックの有無だけでなく、ある程度は芯を食ったコミュニケーションが取れるはずです。ご紹介したオファーブックに関しては、取り組んでいる企業が少ないので、今なら「必殺技」になるかもしれません。
2017年頃にSmartHRさんが採用ピッチの資料を出しましたよね。当時はどの企業も掲出していなかったので、驚きと賞賛があったものですが、オファーブックも同様の状況だと言っていいでしょう。先行者メリットを感じながら、取り組んでみてはいかがでしょうか。
楠田：ありがとうございます。採用は取るまでがゴールではなく、そのあとに長く働いてもらうためにも、多くの方から応援してもらうことが大事です。お互いに面接をした記憶だけでなく、ちゃんと記録に残す。それを持ってご家族やパートナーにも応援してもらえる。そういう関係性をつくって、求職者が中長期的に誰からも応援され、描きたい未来を実現できるきっかけになると、良いですよね。
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